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​​​​​​​Allgemein

​Um die Anwesenheit bei Veranstaltungen vor Ort zu dokumentieren, hat die Campus IT zwei Microsoft Forms Formulare als Vorlagen bereitgestellt. Diese können Sie als Veranstalter*in mittels nachfolgender Links duplizieren und nach Ihren eigenen Anforderungen gestalten.


Vorlage 1: Anwesenheitsdokumentation ohne Anmeldung

Vorlage 2: Anwesenheitsdokumentation mit Anmeldung (HSD Account)​


Anwesenheitsdokumentation ohne Anmeldung

Diese Vorlage eignet sich zur Nachhaltung der Anwesenheit von Hochschulangehörigen, Externen und Gästen. Um das Formular auszufüllen ist keine Anmeldung erforderlich.


Anwesenheitsdokumentation mit Anmeldung (HSD Account)

Diese Vorlage eignet sich zur Nachhaltung der Anwesenheit von Hochschulangehörigen. Um das Formular ausfüllen zu können, ist ein HSD Account erforderlich. Bevor das Formular ausfüllbar ist, ist eine Anmeldung durch den Teilnehmer mit dem HSD Account erforderlich.

 

Anpassen der Vorlage

Generelle Einstellungen

Über ∙∙∙ Einstellungen am rechten Bildschirmrand können Sie generelle Einstellungen des Formulars anpassen.  Es ist z. B. möglich, ein Start- und Enddatum für das Ausfüllen der Umfrage zu definieren.


Mehrsprachigkeit

Über ∙∙∙ Mehrsprachig am rechten Bildschirmrand können Sie das Formular in mehreren Sprachen anbieten. Die Vorlage der Campus IT enthält bereits eine Englische Übersetzung des Formulars. Basierend auf den Browsereinstellungen des/der ausfüllenden Veranstaltungsteilnehmer*in wird automatisch beim Aufrufen des Formulars eine Sprache gewählt. Der/ Die Veranstaltungsteilnehmer*in kann die Sprache auch selbst umstellen. Bedenken Sie, dass jede Anpassung des Formulars (Änderung der Sprache/dem Inhalt) in der primär ausgewählten Sprache (Deutsch bei der Vorlage der Campus IT) auch eine manuelle Anpassung der anderen angebotenen Sprachen erfordert.


Weitere Daten erfassen

Reichen Ihnen die von der Campus IT vorgeschlagenen Felder zur Datenerfassung nicht aus, können Sie einfach weitere Felder hinzufügen. Ihnen stehen verschiedene Feldtypen zur Auswahl. Ausführlichere Informationen zu Feldtypen und zur Formulargestaltung können Sie der Dokumentation von Microsoft entnehmen.


Duplizieren eines Formulars

Ist Ihr Formular zur Anwesenheitsdokumentation fertig, können Sie Ihr Formular über Teilen Als Vorlage teilen duplizieren, um Ihr Formular als Vorlage mehrfach verwenden zu können.


Freigeben eines Formulars

Möchten Sie Ihr fertiges Formular nutzen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, es den Veranstaltungsteilnehmer*innen zur Verfügung zu stellen. Sie können über Teilen z.B. den Link zur Umfrage über Kommunikationskanäle wie Teams teilen, einen QR-Code generieren und diesen ausgedruckt z. B. an dem Eingang des Veranstaltungsortes anbringen, das Formular per iFrame z. B. in einen Moodle Kurs einbetten oder die Umfrage per E-Mail teilen.


Formulare in einem Microsoft Teams Team verwalten

Es ist möglich ein Formular an ein Microsoft Teams Team (eine Gruppe) zu übertragen, um es gemeinsam im Team zu bearbeiten und zu verwalten. Genaueres dazu finden Sie hier.


Ergebnisse auswerten

Über die Schaltfläche Antworten können Sie Antworten der Veranstaltungsteilnehmer ansehen und die Ergebnisse auch in Form einer Excel Tabelle abrufen. Jede Antwort enthält gewisse Metadaten. Dokumentiert sind Startzeit der Beantwortung des Formulars und Fertigstellungszeit sowie, falls die Vorlage mit Anmeldung gewählt wurde, E-Mail-Adresse und Name. Ist die Vorlage ohne Anmeldung gewählt worden, steht im Feld E-Mail anonymous und das Feld Name ist leer. Zusätzlich werden die im Formular vorhandenen Felder aufgelistet.


Hinweis zur Speicherung personenbezogener Daten

Wie in der Informations-E-Mail des Präsidiums vom 11.09.2020 beschrieben, werden Sie gebeten, alle aufgezeichneten Daten zur Anwesenheitsdokumentation nach einer Dauer von 4 Wochen zu vernichten. Der interne Datenschutzbeauftragte, Thomas Molck​, hat u.a. dafür ein Informationsschreiben zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf die Coronakrise erfasst. Dieses finden Sie hier.

Um die Antworten in einem Formuar zu löschen, navigieren Sie auf den Reiter Antworten. Hier können Sie über ∙∙∙ ➡ Alle Antworten löschen alle eingereichten Antworten löschen.​


Weiterführende Links