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​​​​​​​​​Allgemeines zu Onlinebesprechungen 

In der aktuellen Situation sind Onlinebesprechungen eine wichtige Komponente, um das Betriebsleben aufrecht zu erhalten. Die Campus IT stellt​​ Ihnen zwei Tools zum Abhalten von Onlinebesprechungen bereit. Sowohl Microsoft Teams als auch Skype for Business eignen sich dafür. Wenn Sie Schwierigkeiten haben sich für ein Tool zu entscheiden wird Ihnen folgender Artikel weiterhelfen: Skype for Business oder Microsoft Teams? 

Eine Kamera ist für die Teilnahme nicht zwingend erforderlich. Für die Teilnahme an einer Onlinebesprechung benötigen Sie lediglich ein funktionsfähiges Headset oder ein Endgerät mit Mikrofon und Lautsprecher. Welche Geräte Sie als Audioein- und -Ausgabequelle nutzen können wird im Artikel Telefonieren im Home Office genauer erklärt. ​ An Skype Besprechungen können Sie auch mit einem Festnetz- oder Mobiltelefon teilnehmen.

 

​​Hinweis: 

​​Die Festnetztelefonie und das Anrufen von Festnetz- und Mobilfunknummern ist an der Hochschule Düsseldorf nur über Skype for Business möglich. 



Teams

Microsoft Teams ist Teil der Microsoft 365 Suite und bietet vielfältige Möglichkeiten für die kollaborative Zusammenarbeit an. Nutzer*innen können sich neben Telefon- und Videokonferenzen auch in mehreren Teams organisieren. Innerhalb der Teams stehen Chats, gemeinsame Dokumentenablage, Notizbücher und viele weitere Funktionalitäten zur Verfügung. Wie Sie Zugang zu Teams erhalten und alle weiteren Infos zu den Funktionalitäten können Sie im CITipedia Artikel Office 365 & Teams nachlesen.

Teams-Besprechung planen

Microsoft beschreibt folgende Möglichkeiten für Teams-Besprechungen:

  1. Planung und Bearbeitung über den Teams-Kalender

  2. Planung über Outlook*

  3. Starten einer Sofortbesprechung

*Für die Planung über Outlook müssen sowohl Teams als auch Outlook auf Ihrem Endgerät installiert haben und Sie müssen mit dem gleichen Konto bei beiden eingeloggt sein. Wie Sie Teams installieren können, erfahren Sie im CITipedia Artikel Office 365 & Teams. Bei Apple Geräten kann es manchmal der Fall sein, dass das Icon "Neue Teams Besprechung" nicht erscheint. Sie können immernoch ein Meeting über den Teams-Kalender oder eine Sofortbesprechung starten. In diesem Fall überprüfen Sie, ob Sie sowohl in Outlook als auch in Teams mit der Mailadresse des HSD Accounts angemeldet sind. Entfernen Sie das Konto aus beiden Programmen, starten Sie Ihr Gerät neu und fügen Sie das Konto erneut hinzu. Beachten Sie auch, dass Sie Ihr Betriebssystem auf die aktuellste Version updaten sollten. Überprüfen Sie auch, ob sowohl bei Outlook als Lizenz "Microsoft 365-Abonnement" hinterlegt ist (Oben links "Outlook" > Info zu Outlook"). Falls nicht müssen Sie Microsoft 365 deinstallieren und erneut aus dem Office Portal​ herunterladen. 



Teilnehmen an Teams-Besprechung

Das Teilnehmen an einer Besprechung hängt von der Planung ab:

  1. Über Kalender teilnehmen

  2. Per Link teilnehmen

  3. In einem Kanal teilnehmen

  4. Aus dem Chat teilnehmen

  5. Per Mobilgerät teilnehmen

Teams mit Externen nutzen

Externe sind Personen, die keinen HSD-Account besitzen. Sie können zu einer Besprechung eingeladen oder zu einem Team hinzugefügt werden.

Eine externe Person kann nur über einen Link, den Sie über die Outlook-Einladung erhält, teilnehmen. Dann ist auch kein Teams- oder Microsoft-Konto nötig. Weisen Sie die Eingeladenen auf folgenden Microsoft Artikel hin: Teilnehmen an einer Besprechung ohne ein Teams-Konto

Sie können eine externen Person auch als Gast zu einem Team hinzufügen. Ein Gast hat weniger Berechtigungen als Teammitglieder oder Teambesitzer. Details finden Sie in folgendem Artikel: ​Zusammenarbeit mit Gästen in Microsoft Teams


​​​Wartebereich in Teams 

​Als Organisator einer Besprechung, ist es möglich, dass Sie Personen aus einem Wartebereich, nacheinander in eine Besprechung zulassen, z.B. wenn Sie eine Sprechstunde anbieten. Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn die Eingeladenen als Gast teilnehmen und nicht im Teams Client oder Browser mit einem Microsoft Konto oder HSD Account​ eingeloggt sind. Nehmen die Eingeladenen per Link teil und sind bereits eingeloggt, dann gibt es keinen Wartebereich und Sie werden von den Eingeladenen bei Teams angerufen und halten eine normale Besprechung ab. 


Support

Für alle Fragen zu den Funktionalitäten bietet Microsoft, sowohl für Windows als auch für MacOS Nutzer, rund um die Uhr einen deutschsprachigen Support​ an. Des Weiteren sind viele kostenfreie Schulungsinhalte und Lernvideos für alle Funktionalitäten online zu finden: Beachten Sie hier vor allem Teams-Hilfe und -Learning.

 


Skype for Business

Die Telefonie an der Hochschule Düsseldorf wird als Voice over IP (VoIP) Telefonie über Skype for Business durchgeführt.

 

Skype for Business-Besprechung planen

Sie haben folgende Möglichkeiten für Skype for Business-Besprechungen:

  1. Wir empfehlen: Einrichten einer Besprechung in Webmail

  2. Einrichten einer Onlinebesprechung in Outlook

  3. Starten einer spontanen Skype for Business-Besprechung

 

Teilnehmen an Skype for Business-Besprechung

Sie haben folgende Möglichkeiten, um an einer Skype for Business-Besprechung teilzunehmen:

  1. Per Link teilnehmen

  2. Per Skype for Business Client teilnehmen

  3. Per Telefon teilnehmen

  4. Per Mobilgerät teilnehmen


Skype for Business mit Externen nutzen

Die wichtigste Funktionalität von Skype for Business ist die (Festnetz-) Telefonie. Das bedeutet Sie können jede deutsche Telefonnummer mit Skype for Business anrufen. Der folgende Artikel erklärt das Anrufen und Annehmen von Anrufen mit Skype for Business.

Externe Personen sind bei Skype for Business Personen ohne HSD-Account und ohne eine eigene Telefonnummer von der Hochschule Düsseldorf, also beispielsweise auch Studierende oder Beschäftigte ohne eigene Durchwahl. Diese Personen können über eine Einladung, die über Outlook generiert wurde, an einer Skype for Business Besprechung teilnehmen. Sie können sich per Telefon einwählen, wie oben beschrieben oder sie nehmen als Gast über die Skype Besprechungs-App teil und können die volle Funktionalität der Videokonferenzen von Skye for Business Nutzen. Sie benötigen kein Skype for Business- oder Microsoft-Konto. Weisen Sie die Gäste auf folgenden Microsoft Artikel hin: Teilnehmen an einer Skype for Business-Besprechung mit der Skype-Besprechungs-App (Skype for Business Web App)

Support

Für alle Fragen zu den Funktionalitäten bietet Microsoft sowohl für Windows als auch für MacOS Nutzer rund um die Uhr einen deutschsprachigen Support​ an. Des Weiteren sind viele kostenfreie Schulungsinhalte und Lernvideos für alle Funktionalitäten​​ online zu finden: Beachten Sie hier vor allem Skype for Business-Hilfe und -Learning. ​