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​​​​​​​​​Allgemeines

Mit Hilfe von Microsoft Forms können Sie Namen und Kontaktdaten der Teilnehmer*innen ihrer Veranstaltung erfassen und sie später per Mail oder direkt über Teams einladen.  Die Versendung der Einladung erfolgt also nicht automatisch. Es ist ebenfalls nicht möglich das Formular nach einer festgelegten Anzahl von Registrierungen zu schließen.

Vorlagen

Um die Registrierung für Ihre Veranstaltung vorzunehmen stellt die Campus IT zwei Microsoft Forms Formulare als Vorlagen bereit. Diese können Sie als Veranstalter*in mittels nachfolgender Links duplizieren und nach Ihren eigenen Anforderungen gestalten. Ihre eigenen Formulare können Sie dann über forms.microsoft.com abrufen. 

Diese Vorlage eignet sich zur Nachhaltung der Anwesenheit von Hochschulangehörigen, Externen und Gästen. Um dieses Formular auszufüllen ist keine Anmeldung erforderlich.

Diese Vorlage eignet sich zur Nachhaltung der Anwesenheit von Hochschulangehörigen. Um das Formular ausfüllen zu können, ist die Anmeldung mit der E-Mailadresse des HSD Accounts erforderlich. 

Anpassen der Vorlage

Generelle Einstellungen

Über ∙∙∙ ➡ Einstellungen am rechten Bildschirmrand können Sie generelle Einstellungen des Formulars anpassen. 

Begrenzung des Registrierungszeitraumes 

Sie können ​für die Registrierung sowohl einen Start- als auch einen Endzeitpunkt angeben: 
Anmeldungszeitraumforms.png

Mehrsprachigkeit

Über ∙∙∙ ➡ Mehrsprachig am rechten Bildschirmrand können Sie das Formular in mehreren Sprachen anbieten. Die Vorlage der Campus IT enthält bereits eine Englische Übersetzung des Formulars. Basierend auf den Browsereinstellungen des/der ausfüllenden Veranstaltungsteilnehmer*in wird automatisch beim Aufrufen des Formulars eine Sprache gewählt. Der/ Die Veranstaltungsteilnehmer*in kann die Sprache auch selbst umstellen. Bedenken Sie, dass jede Anpassung des Formulars (Änderung der Sprache/dem Inhalt) in der primär ausgewählten Sprache (Deutsch bei der Vorlage der Campus IT) auch eine manuelle Anpassung der anderen angebotenen Sprachen erfordert.

Weitere Daten erfassen

Reichen Ihnen die von der Campus IT vorgeschlagenen Felder zur Datenerfassung nicht aus, können Sie einfach weitere Felder hinzufügen. Ihnen stehen verschiedene Feldtypen zur Auswahl. Ausführlichere Informationen zu Feldtypen und zur Formulargestaltung können Sie der Dokumentation von Microsoft entnehmen.

Duplizieren eines Formulars

Ist Ihr Formular zur Veranstaltungsregistrierung fertig, können Sie Ihr Formular über TeilenAls Vorlage teilen duplizieren, um Ihr Formular als Vorlage mehrfach verwenden zu können.

Freigeben eines Formulars

Möchten Sie Ihr fertiges Formular nutzen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, es den Veranstaltungsteilnehmer*innen zur Verfügung zu stellen. Sie können über Teilen z.B. den Link zum Formular kopieren. Es gibt dort ebenfalls die Möglichkeit einen QR-Code zu generieren. Links und QR-Codes können Sie dann über Ihren gewünschten Kommunikationskanal (Teams, E-Mail, Moodle-Kurs, HSD-Seite, Flyer) publizieren. Der folgende Microsoft Artikel beschreibt dies genauer: Senden eines Formulars und Sammeln von Antworten 

Formulare in einem Microsoft Teams Team verwalten

Es ist möglich ein Formular an ein Microsoft Teams Team (eine Gruppe) zu übertragen, um es gemeinsam im Team zu bearbeiten und zu verwalten. Genaueres dazu finden Sie hier.

Ergebnisse auswerten

Über die Schaltfläche Antworten können Sie Antworten der Veranstaltungsteilnehmer ansehen und die Ergebnisse auch in Form einer Excel Tabelle abrufen. Jede Antwort enthält gewisse Metadaten. Dokumentiert sind Startzeit der Beantwortung des Formulars und Fertigstellungszeit sowie, falls die Vorlage mit Anmeldung gewählt wurde, E-Mail-Adresse und Name. Ist die Vorlage ohne Anmeldung gewählt worden, steht im Feld E-Mail anonymous und das Feld Name ist leer. Zusätzlich werden die im Formular vorhandenen Felder aufgelistet.

Hinweis zu personenbezogenen Daten 

Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit, sollten die Daten der registrierten Personen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr notwendig sind. Um die Antworten in einem Formuar zu löschen, navigieren Sie auf den Reiter Antworten. Hier können Sie über ∙∙∙ ➡ Alle Antworten löschen alle eingereichten Antworten löschen.​

Weiterführende Links