Allgemein
Mit der Erneuerung des Identitätsmanagement Systems (IDM) ändern sich einige grundlegende Abläufe und Prozesse bei der Bereitstellung und im Lifecycle eines HSD Accounts.
Im Nachfolgenden werden die Änderungen und neuen standarisierten Prozesse transparent gemacht.
Neue Marke HSD Identity
HSD Identity ist die neu eingeführte Marke welche das IDM repräsentiert. Die Marke wird Ihnen in verschiedenen Kontexten begegnen, z. B. wenn Sie E-Mails vom System erhalten. Die Marke HSD Identity koexistiert mit der Marke HSD Account, welche Ihre individuelle Benutzerkennung an der Hochschule Düsseldorf darstellt.
Neues HSD Account Bereitstellungsverfahren
HSD Accounts werden am Immatrikulationsdatum bzw. Tag des Vertragsbeginns bereitgestellt.
HSD Accounts werden mittels Aktivierungscode durch die Nutzer*innen aktiviert. Die Aktivierung via PUK entfällt für neue HSD Accounts. Der Aktivierungscode wird per E-Mail zugestellt. Im Falle von Studierenden erfolgt die Zustellung an die private E-Mail Adresse aus dem Bewerbungsverfahren. Im Falle von Beschäftigten erfolgt die Zustellung an die private E-Mail Adresse, soweit vorhanden, andernfalls wird die Aktivierungs-E-Mail an die zugehörige primäre Organisationseinheit zugestellt.
Aktivierungs-E-Mails für Accounts aus dem Gästemanagement erhält die für den Gast verantwortliche Person. Sobald der HSD Account aktiviert wurde, wird eine Bestätigungs-E-Mail, falls vorhanden, an die private E-Mail Adresse oder an die E-Mail Adresse des aktivierten HSD Accounts zugestellt.
HSD Accounts werden automatisch in die entsprechenden Verteilerlisten und Gruppen zur Zugriffssteuerung aufgenommen. Die primäre organisatorische Zuordnung des HSD Accounts erfolgt im Falle der Studierenden anhand des Studiengangs bzw. des Wahl-Fachbereichs, im Falle von Beschäftigten anhand der Vertragsdaten.
Personen, welche eine Doppelrolle an der Hochschule einnehmen (z. B. Beschäftigte*r und Studierende*r) erhalten zwei HSD Accounts.
Passwort vergessen & Passwort ändern
Alle Passwort Änderungen werden über das
Passport Portal abgewickelt. Das Zurücksetzen des HSD Accounts Passworts erfolgt über die Eingabe des bestehenden Passworts. Über die Passwort vergessen Funktion kann das Passwort ebenfalls zurückgesetzt werden. Die Verifizierung erfolgt mittels E-Mail bzw. E-Mail und Telefon.
E-Mail Benachrichtigungen
Das System versendet E-Mail Benachrichtigungen von der Adresse identity@hs-duesseldorf.de. Sie erhalten E-Mails in den folgenden Szenarien:
- E-Mail mit Code zur Accountaktivierung
- E-Mail zur Bestätigung der Accountaktivierung
- E-Mail Benachrichtigung bei Änderung des Passworts
- E-Mail Ankündigung der Deaktivierung des HSD Accounts
Änderung von Personendaten
Die Änderung von persönlichen Daten erfolgt ausschließlich über die zuständigen Fachabteilungen. Im Falle von Studierenden sind die
Studienbüros, bei Beschäftigten das
Dezernat Personalmanagement zuständig. Die Daten werden durch die Fachabteilungen erhoben und gepflegt. Änderungen werden anschließend automatisch an Ihrem HSD Account synchronisiert. Beispielsweise wird die E-Mail Adresse und der Anmeldename im Falle einer Namensänderung automatisch angepasst.
Gültigkeitsdauer eines HSD Accounts
14 Tage vor Ablauf eines HSD Accounts, basierend auf dem Exmatrikulationsdatum bzw. dem Vertragsende des zuletzt endenden Vertrags, wird eine E-Mail Benachrichtigung an den HSD Account der betroffenen Person zugestellt. Gastaccounts werden nicht explizit informiert.
Mit dem Ablauf eines HSD Accounts erlischt der Zugang zu allen Services. Im Falle von Studierenden ist der Zugang zum eCampus für zusätzlich 180 Tage möglich, um Bescheinigungen abzurufen.
Ab Ablaufdatum eines HSD Accounts werden E-Mail Postfach sowie Daten in persönlichen Speicherorten für ein Jahr aufbewahrt. Im Falle der Studiumswiederaufnahme oder erneuter Beschäftigungsaufnahme kann so auf vorhandene Daten zugegriffen werden. Ein Jahr nach Ablaufdatum werden alle persönliche Daten inklusive E-Mail Postfach gelöscht. Drei Jahre nach Ablaufdatum werden sämtliche Daten zur Accountbereitstellung gelöscht.
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